GERER SON TEMPS

Claire 2 mars 2023 ARTICLES, COACHING PERSONNEL, COACHING PROFESSIONNEL efficacité, gestion temps, organisation, planification, productivité

Le temps est précieux et apprendre à bien s’organiser permet d’utiliser le temps efficacement et d’être satisfait de sa journée. Si on laisse au hasard et à l’improvisation le soin de gérer notre temps, il est fort probable que nous serons submergés par les tâches, en ayant l’impression de tout faire à moitié et de ne pas agir pour l’essentiel. Au contraire, planifier, organiser, faire des choix, prioriser nous sort du piège du temps et nous rendent maître de nos actions.

Qu’apporte la gestion du temps ?

D’abord, on gagne du temps : certaines activités deviennent inutiles ou peu importantes.
Ensuite, on est moins fatigué : on n’a plus à courir, à se démener pour tout finir « à temps » ; la mémoire est moins sollicitée pour des éléments accessoires ; la planification offre une alternance entre temps actif/temps de repos/temps libre.
Et aussi, on devient plus efficace car on se focalise sur l’essentiel, on hésite moins car on sait ce qu’on a à faire, on ne perd plus son temps à se demander ce qui reste à faire !
Par ailleurs, avec l’entrainement, on devient un expert de la gestion du temps : du coup, plus de casse-tête pour prioriser, cela se fait naturellement ; l’organisation se met en place facilement.
Et enfin, on se libère des contraintes : on sait d’avance les activités qui restent à accomplir et le temps alloué pour chacune d’elles. On a la conscience tranquille lors des temps de détente.

Le principe de Pareto

Vilfredo Pareto, un économiste du début du Xxème siècle, a énoncé un principe universel : la loi de Pareto ou loi 80/20

Voici ce principe : 20% de nos activités produisent 80% des résultats.

Par exemple, dans le domaine du sport : 20 % de l’effort à l’entraînement permet d’atteindre 80% de la performance.

Comment utiliser ce principe dans notre quotidien ?

Observez votre vie ! Mesurez le temps utilisé pour obtenir le résultat dont vous êtes le plus fier. Comparez ce temps au temps globalement passé dans une journée ou dans une semaine. En effet, nous utilisons 80% de notre temps pour de l’accessoire ! l’essentiel de l’énergie est consacré à des tâches secondaires qui amènent trop souvent à négliger ce qui est essentiel !

Comment renverser ce rapport ? La 1^ère chose à faire est de bien distinguer les tâches esentielles du secondaire. Les tâches essentielles doivent devenir nos priorités. La 2^ème étape consiste à affecter à chacune des tâches essentielles un temps donné. Ne nous laissons pas envahir par les tâches secondaires et donnons à l’essentiel le temps qu’il mérite ! Pour aller plus loin, l’identification de ces tâches esentielles permet de planifier un maximum de temps pour ces activités et de ce fait, la planification nous rendra plus efficace ! Il s’agit simplement d’allouer à ces tâches prioritaires une part plus importante de notre temps tout en diminuant le temps accordé aux actions secondaires.

Comment s’organiser ?

Pour gérer sa journée, il est d’abord nécessaire de perdre du temps à l’organiser ! De plus, il est primordial, pour notre équilibre de prévoir une alternance de l’intensité des tâches : tâche complexe/repos/tâche orale/ tâche écrite/repos,etc

Rédiger un stock de tâches est une étape incontournable. Il s’agit d’avoir une idée globale de tout ce qu’il y a à faire. Ensuite, vous allez piocher dans ce stock et indiquer dans un nouvelle liste, la « to do list», les tâches à effectuer dans la journée (ou dans la semaine), en indiquant quand vous allez réaliser ces tâches. La to do list est d’abord un aide-mémoire (les informations notées ne vous encombreront plus). Ensuite, cette list vous incite à passer à l’action : vous avez établi une échéance pour chaque tâche.

Les erreurs fréquentes :

Compléter la to do list au fur et à mesure de la journée : c’est le stock de tâches qu’il faut utiliser pour ajouter une activité.
Oublier de noter des jalons : si vous ne déterminez pas une date de fin, vous aurez du mal à barrer la tâche sur votre liste !
Les tâches ne sont pas des actions mais des intentions : les expressions de type « je voudrais… », « ça serait bien de… » doivent être remplacées par « je m’engage à …. », de manière à formuler des objectifs et non des souhaits.

Passez à l’action !

Régulièrement, vous barrez ce qui a été effectué. Si vous vous rendez compte que vous avez été trop optimiste sur la durée d’une tâche, vous réajustez. La to-do list vous permet aussi de réaliser les tâches avant leur terme, quand vous avez de l’énergie.

Vous pouvez aussi classer vos tâches selon leur nature : RDV, projets urgents, activités sociales, temps de travail intensif ( à faire seul), travail/maison…

Votre to do list doit être reliée à votre agenda ( dans lequel vous notez toutes les tâches avec impératif horaire)

Vous avez du mal à hiérarchisez ? Utilisez la matrice Eisenhower !

La to do list ne comporte que des tâches urgentes et importantes. Si vous avez du mal à piocher dans votre stock de tâches, ce tableau va vous aider à classer vos activités selon leur degré d’urgence et d’importance.

Qu’est-ce qui est important ?

L’importance d’une tâche est basée sur l’impact que celle-ci a sur vos objectifs, sur la valeur ajoutée que sa réalisation apporte.

Qu’est-ce qui est urgent ?

L’urgence dd’une tâche est basée à la fois sur le temps requis pour la réaliser et la date d’échéance.

Le graphe propose 4 quadrants :

Les tâches importantes et urgentes (Quadrant 1)

Vous l’aurez compris, vous devez mettre une priorité absolue à la réalisation de ces tâches-là. Vous devez les réaliser le plus rapidement possible avec un soin particulier. Ces tâches ne peuvent être déléguées

Les tâches importantes mais non urgentes (Quadrant 2)

Prévoyez dans votre agenda une date limite pour la réalisation de ces tâches. Elles sont importantes et méritent toute votre attention. Néanmoins, elles ne sont pas prioritaires sur…

Les tâches peu importantes mais urgentes (Quadrant 3)

Celles-ci viennent directement après les tâches importantes et urgentes. Elles peuvent être réaliser sans y passer beaucoup de temps car leur importance est moindre. Ces tâches sont typiques des tâches à déléguer. Pensez-y !

Les tâches ni importantes, ni urgentes (Quadrant 4)

Enfin, les tâches à faire en dernier une fois que toutes les autres ont été réalisées. Vous pouvez les oublier ou les déléguer à quelqu’un d’autre.

Quels sont les autres astuces pour gérer son temps ?

Bien avoir à l’esprit que nous avons tous du temps : apprendre à gérer le temps, c’est hiérarchiser les tâches et affecter une priorité à certaines d’entre elles
Ne prévoyez jamais plus de 4 ou 5 heures de travail par jour, d’autres tâches viendront compléter votre journée ! Laissez la place aux imprévus.
Notre niveau d’énergie est différent selon les jours : certaines fois, on peut travailler 12 heures et d’autres seulement 5 ! C’est tout à fait normal !
Arrêtez d’être multi-tâches, cela tue la concentration. Si vous devez vous atteler à une activité très importante, éteignez le téléphone et posez vos écouteurs ( sauf à écouter de la musique adaptée).
Commencez toujours votre journée par des tâches simples ; la motivation s’accroît au fur et à mesure de l’action.
Renversez le sens des « contraintes » en les envisageant comme des « opportunités ».
Nous ommes toujours plus productif dans un temps limité : utilisez la technique du pomodoro ( voir ci-après) ; indiquez des deadlines à toutes vos tâches !
Alimentez votre stock de tâches au fur et à mesure. De cette manière, votre cerveau n’est plus distrait par tout ce que vous devez faire.
Prenez de petites pauses régulièrement.
Préservez votre temps personnel : repas, sport, loisirs. Tout est une question d’équilibre !
N’ayez pas peur de dire non : si vous sentez qu’il vous est impossible de rendre un service, n’hésitez pas à le dire. Mieux vaut être sincère. Personne n’est indispensable !
Identifiez les activités chronophages et mesurez leur degré d’importance.

La technique du pomodoro : se concentrer et être productif

Si vous avez une tâche importante à faire, qui nécessite une grande concentration, cet outil va vous permettre d’être plus productif et efficace. Pomodoro veut dire « tomate » en italien. A la fin des années 80, Cirillo a développé cette technique, à l’aide d’un minuteur. Celui de Cirillo avait le look d’une tomate.

Voici la méthode ; c’est très simple :

Choisissez votre activité ; notez votre objectif : « je veux résoudre XXXX d’ici ce midi »
Enclenchez votre minuteur (utilisé pour la cuisine) sur 25 minutes. Vous pouvez aussi utiliser une appli spécifique sur votre téléphone.
Durant ces 25 minutes, vous ne vous autoriserez pas une seule seconde de répit. Vous ne devez en aucun cas être dérangé par un élément externe (déconnectez-vous d’internet, mettez votre téléphone en mode silencieux, isolez-vous).
Prenez une pause de 5 minutes : regardez par la fenêtre, faîtes quelques pas, étirez-vous, respirez profondément, buvez un verre d’eau…
Après 4 cycles de 25 min, faîtes une pause de 15 min (aérez-vous, sortez si possible quelques instants pour marcher, respirez, mangez un encas…)
Expérimentez la proportion 25/5 pendant quelques jours ; peut-être faut-il la modifier quelque peu selon votre rythme : 30/7 ou 20/3… Observez-vous ! L’essentiel est de se consacrer pleinement à une tâche pendant environ une demi-heure, puis de faire une courte pause, de manière à fractionner le temps pour être efficace.

Vous souhaitez en savoir plus et être aidé dans votre démarche ? Un coaching peut vous être profitable !